On le sait : la mise en place de processus et workflow est indissociable d’une bonne gestion organisationnelle des ressources humaines.

Dans ce contexte, l’utilisation d’outils d’automatisation et d’intelligence artificielle (IA) est devenue un impondérable sur lequel les services RH peuvent difficilement faire l’impasse.  

Grâce à des indicateurs relevés en temps réels et présentés sur des tableaux de bord ergonomiques, les collaborateurs du service RH peuvent désormais :

  1. Identifier en un coup d’œil toutes les activités sur lesquelles il est nécessaire d’agir 
  2. Mettre en place des procédures qui permettent d’optimiser le travail
  3. Gagner du temps entre les étapes d’un processus 
  4. Identifier clairement les goulots d’étranglement 
  5. Fluidifier la circulation des informations
  6. Aider au respect des exigences de la législation en matière de droit du travail 
  7. Sécuriser le flux et la confidentialité des données

En matière de gestion des processus RH, les tâches dites « quotidiennes » débouchent souvent sur des procédures administratives compliquées. Et si elles ne sont pas judicieusement automatisées, ces tâches peuvent rapidement s’apparenter à un véritable parcours du combattant. 

Lors de l’embauche ou de la sortie d’un collaborateur par exemple, les solutions d’automatisation permettent d’éviter les erreurs « humaines » en matière de communication ou de transfert d’informations entre les services concernés (département opérationnel auquel appartient le collaborateur, services informatiques, service comptable, secrétariat général, service de sécurité, etc.). Plus les entreprises sont fragmentées en différentes filiales réparties sur un territoire donné, plus ce type de gestion automatisée s’av !ère indispensable. 

Les avantages de l’automatisation en 5 exemples concrets

1. Demandes de congés

Une application de demande automatisée présente un triple avantage : 

  1. Elle permet au collaborateur d’acter sa demande sur un formulaire qui lui indique automatiquement le nombre de jours restant et pouvant être posés à titre de congés. 
  2. Les responsables des plannings peuvent aisément accéder à un calendrier partagé afin de vérifier la bonne répartition des congés au sein des équipes. 
  3. Et lorsque la demande est approuvée, le traitement automatisé des données par les ressources humaines et le service financier n’est plus qu’une formalité.

2. Recrutement, sélection et embauche

Le recrutement des nouveaux collaborateurs est l’une des procédures majeures des RH. Sa gestion requiert la mobilisation d’un certain nombre de collaborateurs au sein du service RH et du service concerné par le recrutement. La procédure se répartis également en de nombreuses étapes successives:

La demande d’embauche du responsable du service concerné, la demande de sélection des candidats, la recherche en interne et externe des candidats, l’analyse et la sélection des CV, l’appel aux candidats sélectionnés pour les entretiens et les tests, la présentation des candidats présélectionnés au responsable du service concerné, etc. 

Il est évident que l’automatisation de certaines étapes de cette procédure complexe apporte de l’agilité au processus global.

3. Licenciement d’un collaborateur

Tout comme pour un recrutement, le licenciement d’un employé est une procédure complexe qui s’effectue selon des normes bien précises. La moindre erreur de calcul ou de procédure peut occasionner des pertes financières, voire déboucher sur des poursuites judiciaires. L’utilisation de solutions d’automatisation permet de standardiser les traitements de données et leur conformité aux normes établies.

4. Intégration d’un nouveau collaborateur

L’automatisation des processus est chaudement recommandée pour piloter la bonne intégration d’un nouveau collaborateur. Les outils informatiques vont permettre d’optimiser la planification de ses tâches et le rendre ainsi opérationnel dès son premier jour de travail. À l’issue de la journée, des notifications pourront être transmises automatiquement au personnel chargé du suivi.

5. Mise à jour des données personnelles 

Collectées à l’embauche d’un collaborateur, Certaines données (numéros de contact d’urgence, adresse du domicile, etc.) se doivent d’être constamment mise à jour. Effectuée manuellement, cette mise à jour s’avère particulièrement chronophage. En intégrant cette tâche dans l’automatisation des procédures, le service RH n’aura plus qu’à demander aux collaborateurs de remplir un formulaire numérique automatisé reprenant toutes ces données. Sur simple autorisation de la hiérarchie, ces données pourront être intégré sur un système basé sur le cloud.